Privacy beleid

1. Inleiding

Stadsbader NV hecht veel belang aan het verwerken van persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier. In deze privacyverklaring willen wij u informeren omtrent de verzameling en de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij vragen u deze privacyverklaring aandachtig te lezen, gezien deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, en wat de redenen hiervoor zijn.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Naam: Stadsbader NV
Adres: Kanaalstraat 1, 8530 Harelbeke
Ondernemingsnummer: 0407.975.466
Telefoonnummer: 056 26 06 66
E-mail: info@stadsbader.com

Als verwerkingsverantwoordelijke stellen wij alles in het werk om uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten in het kader van onze wervings- en selectieprocedures. Dit omvat alle persoonsgegevens die worden verwerkt wanneer u via onze jobsite solliciteert of wanneer uw sollicitatie vanuit een extern platform door ons wordt ontvangen en verder in ons rekruteringsproces wordt behandeld.

Voor alle andere verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder die van klanten, leveranciers, onderaannemers en bezoekers van onze hoofdwebsite, verwijzen wij naar onze privacyverklaring die op de hoofdwebsite beschikbaar is.

Onze jobsite en de functies die via deze site worden aangeboden, zijn uitsluitend bedoeld voor sollicitanten die gerechtigd zijn om arbeid te verrichten.

4. Persoonsgegevens

In het kader van uw sollicitatie verwerken wij uitsluitend de persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt via onze jobsite, aangevuld met gegevens die ontstaan tijdens de opvolging van uw kandidatuur.

Wij verkrijgen uw gegevens rechtstreeks via het sollicitatieformulier op onze jobsite en, indien van toepassing, via een doorsturende rekruteringspartner of vacatureplatform.

Enkel de persoonsgegevens die wij effectief ontvangen en verder behandelen binnen ons rekruteringsproces vallen onder deze privacyverklaring (ongeacht of uw kandidatuur rechtstreeks via onze jobsite of via een extern platform bij ons terechtkomt).

Wij verwerken onder meer de volgende categorieën van persoonsgegevens:

Identificatie- en contactgegevens
- Naam en voornaam
- E-mailadres
- Telefoon- en gsm-nummer
- Geboortedatum
- Postcode
- …
Gegevens die u uploadt in uw curriculum vitae of motivatiebrief
- Opleidingsgegevens
- Werkervaring, vaardigheden, certificaten en attesten
- Referenties
- Overige informatie die u vrijwillig meedeelt
- …
Gegevens die ontstaan tijdens het rekruteringsproces
- Kanaal van instroom
- Inhoud van onze correspondentie met u
- Aantekeningen uit interviews
- Beschikbaarheid, gewenste startdatum, loonverwachting
- …
Online gegevens (wanneer u onze website bezoekt)
- IP-adres
- IP-gebaseerde benaderde geolocatie
- Internetbrowser en apparaat type
- Uw activiteiten op onze website (bv. klikgedrag)
- …

Voor verdere informatie omtrent het verwerken van uw online gegevens, verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit te melden.

Wij kunnen, voor zover relevant voor de functie waarvoor u solliciteert, bepaalde door u verstrekte informatie verifiëren. Dit kan onder meer betrekking hebben op diploma's, certificaten, beroepservaring en professionele referenties. In dat kader kunnen wij contact opnemen met door u opgegeven referentiepersonen of, indien gerechtvaardigd door de functie en het selectieproces, met huidige of voormalige werkgevers. Tevens kunnen wij, voor zover relevant voor de beoordeling van uw kandidatuur, publiek beschikbare professionele informatie raadplegen. Deze verwerkingen gebeuren op basis van ons gerechtvaardigd belang om de geschiktheid van kandidaten te beoordelen en een zorgvuldig selectieproces te voeren. Wanneer wij referenties wensen in te winnen bij derden, zullen wij u hierover vooraf informeren.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking van deze gegevens.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

In het kader van uw sollicitatie verwerken wij uw persoonsgegevens om uw kandidatuur te kunnen ontvangen, beoordelen en opvolgen. Dit omvat onder meer het analyseren van de informatie die u ons bezorgt via onze jobsite, het vergelijken van uw profiel met de vereisten van de functie, het voeren van gesprekken en de verdere communicatie tijdens het selectieproces.

Deze verwerkingen zijn in hoofdzaak noodzakelijk met het oog op het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek. Bepaalde verwerkingen, zoals het organiseren van een efficiënt selectieproces, het verifiëren van relevante informatie over uw kandidatuur en het opnemen van uw gegevens in een wervingsreserve, baseren wij op ons gerechtvaardigd belang om geschikte kandidaten te selecteren en een efficiënt rekruteringsproces te organiseren.

Wanneer bepaalde verwerkingen wettelijk vereist zijn (bv. het nagaan van specifieke kwalificaties of attesten), baseren wij ons op die wettelijke verplichtingen.

Indien uw kandidatuur niet wordt weerhouden voor de functie waarvoor u solliciteert, maar wij menen dat uw profiel mogelijk relevant kan zijn voor

toekomstige vacatures, kunnen wij uw persoonsgegevens gedurende een beperkte periode bewaren in een wervingsreserve. Deze verwerking gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om geschikte kandidaten ook voor toekomstige opportuniteiten in aanmerking te kunnen nemen. Indien u niet wenst dat uw gegevens voor dit doel worden bewaard, kan u hiertegen op elk moment bezwaar maken of verzoeken om verwijdering van uw gegevens.

6. Duur van de verwerking

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zolang dit noodzakelijk is voor het afhandelen van uw sollicitatie en de evaluatie van uw kandidatuur.

Gegevens van niet-geselecteerde kandidaten bewaren wij in principe maximaal twee jaar in het kader van onze wervingsreserve, tenzij u zich hiertegen eerder verzet of vraagt om verwijdering van uw gegevens.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens en informatie die verband houden met het selectieproces gedurende maximaal vijf jaar na afloop van de selectieprocedure worden bewaard indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen. Voor verwerkingen waarvoor wettelijke bewaartermijnen gelden, houden wij ons aan de toepasselijke wettelijke termijnen.

7. Rechten

Als u een vraag heeft omtrent de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u contact met ons opnemen via gegevensbescherming@stadsbader.com.

In overeenstemming met de AVG heeft u, naargelang de rechtsgrond, volgende rechten:

a. Recht op toegang en inzage

U heeft het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, en de reden daartoe. Wij zullen u een gratis kopie hiervan overmaken. Wij kunnen echter niet garanderen dat wij u alle documenten kunnen overmaken, gezien wij ook de rechten en vrijheden van anderen dienen te respecteren.

b. Recht op verbetering

U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren of aan te passen, indien u van oordeel bent dat deze gegevens foutief of verouderd zijn. Daarnaast heeft u het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen.

c. Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang. In dat geval zullen wij uw verzoek zorgvuldig beoordelen en de verwerking stopzetten, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde redenen bestaan om de verwerking verder te zetten of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Dit recht kan onder meer worden uitgeoefend ten aanzien van referentiecontroles of de opname van uw gegevens in een wervingsreserve.

d. Recht op het beperken van de verwerking

U heeft het recht om ons te verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Dit kan bv. in het geval waarin wij de juistheid van uw persoonsgegevens controleren.

e. Recht op vergetelheid of verwijdering

U heeft het recht om vernietiging van uw persoonsgegevens te vragen. U dient echter rekening te houden dat wij niet steeds op dit verzoek kunnen ingaan, bv. indien wij wettelijk verplicht zijn om de gegevens bij te houden.

f. Recht op intrekken van uw toestemming

U heeft het recht om uw gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming.

G. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst.

H. Automatische besluitvorming en profilering

Wij verwerken uw persoonsgegevens niet via volledig geautomatiseerde besluitvorming of profilering die voor u rechtsgevolgen heeft of u op een vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

Indien u ons contacteert omtrent de uitoefening van uw rechten, zullen wij u antwoorden binnen een termijn van één maand. Uitzonderlijk kan deze termijn verlengd worden tot drie maanden.

Wij stellen alles in het werk om uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en legitieme manier te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn, kan u ons dit melden per mail via gegevensbescherming@stadsbader.com, of per post naar Kanaalstraat 1, 8530 Harelbeke.

Wij streven ernaar om uw vraag eerst zelf zo goed mogelijk te behandelen. Het staat u echter steeds vrij om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel). Tel. 02 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be. U kan zich bijkomend richten tot de rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte aan derden

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, kunnen worden gedeeld met dienstverleners die ons ondersteunen bij het beheer en de organisatie van ons rekruteringsproces. Het gaat onder meer om leveranciers van sollicitatie- en HR-systemen, IT- en hostingdienstverleners, aanbieders van communicatie- en samenwerkingsplatformen en, indien van toepassing, externe partners die ondersteuning bieden bij de selectieprocedure.

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Deze maatregelen omvatten onder meer toegangsbeperking op basis van het ‘need‑to‑know’-principe, een passend wachtwoord- en authenticatiebeleid, beveiliging van onze IT‑systemen (zoals firewall- en antivirusoplossingen), encryptie tijdens verzending, fysieke beveiliging van onze infrastructuur, regelmatige back‑ups, … Daarnaast leggen wij onze verwerkers contractueel op om gelijkaardige beveiligingsmaatregelen te nemen.

In geen geval kan Stadsbader NV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10. Toegang door derden

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij enkel toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers, aangestelden en contactpersonen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken (‘need-to-know’-basis). Meer bepaald gaat het om de dienst rekrutering & selectie, de HR-directeur en de betrokken HR-business partner en leidinggevende. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele en organisatorische verplichtingen op te leggen die overeenstemmen met deze privacyverklaring.

11. Contact

Indien u na het lezen van deze privacyverklaring verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met onze Data Protection Officer per e-mail via gegevensbescherming@stadsbader.com of per post naar Kanaalstraat 1, 8530 Harelbeke.

Versie: September 2026